前日からの参加、久しぶりの資料袋詰め作業

いわゆる当日スタッフとして参加しましたが、前日には参加者数相当のノベルティの袋詰め作業を行いました。久しぶりすぎたこともあり、どうやったら効率よくできるか？ということを考えながらしていました。結果的に、「紙類から始め、その他をまとめて入れる」という方針で作業を進めました。

そして、新広島名物になりたかった YAPC おりがみはそのまま配布・・・でしたが、広島名物の「生もみじ」の熨斗掛けなどを準備しました。なお、これも用意されている数分作業行ったのですが、3 分の 1 ぐらいまでは試行錯誤しながら作業していました。

ほぼ終わった頃に「これ、結局この辺りに熨斗のハシをつければ綺麗にできるのでは」という事実が判明しましたが、ひたすら流し作業で ３ 人がかりで行いました。

当日はひたすら受付

基本的には朝から受付担当していました。なし崩し的に一般参加者も対応していましたが、QR コードのスキャン・案内など慣れてないこともあり、遅くなってしまったのは申し訳なかったです。

途中、ブースの賑やかしなど行きましたが、お昼とかにブース行ったら誰もおらず、スタッフだけ、という時間がなさそうだったのはよかったです。このような大規模なイベントは会場を借りる費用などを考えると、参加費だけでは足りず、スポンサーしていただける企業があってこそ成り立っています。講演だけでなく、ブースにも目を向けられていたのはよかったと思います。

また、かなり時差はありましたが「理解容易性と変更容易性を支える自動テスト戦略」を聞くことができましたが、テストサイズの認識合わせや問題になりそうな部分は「あるある話」で、結局のところ、網羅性が高いから「コンテナ立ち上げてネットワークありの Medium サイズから Large サイズをつくりがちだよなぁ」と思いながら聞いていました。

当日スタッフができることあるのか

ここまでみて、「当日のスタッフ足りてそう」「なんとかなってるじゃん」と感じる方も多くおられそうですが、当日スタッフは多い方が良いです。（配信が全ての部屋で行われたこともありますが）この規模だと 50 人程度あれば、それ相応の希望を叶えながらできたのではないかと思っています。（だとしても、ギリギリ）

その上で、コミュニティに貢献・コミットするためにはイベントに参加するだけでなく、登壇や運営のフォローも大事だと思いました。いわゆる Give and Take だと思いますが、運営側にも多くの人に興味持ってほしいな、と思いました。（コアじゃなくても）

当日（現地）スタッフとして参加する上で

他のイベントでも共通してあげられるような気がしますが、大規模な勉強会で準備しておいたほうが良いものがあります。

  • ボールペン
    • メモ書いたり受付のチェックを入れたりする用
    • 単色で問題なく、安価なもので良い
      • なくす可能性があるため
    • 競合他社でなければいただき物でも良い
  • 油性ペン
    • なんか大量に使うことが多いから
    • 養生テープに書いたりする用なので、ボールペンタイプが良い
  • メモ帳
    • 毎回忘れる
    • 登壇者に伝えたりする用で必要
    • 無地だとなお良い
    • 切り取りタイプとノートタイプ両方持っておくと良い？
    • カバンに余裕があるなら A4 サイズの紙があるとさらに良い
  • モバブ（携帯電話 2 回分ぐらい）・充電ケーブル
    • 写真撮影したり連絡するときにスマホを使うが、確実に充電が取れるかどうかは怪しいので
    • 当日朝充電して持参がよさそう（コンセントに直接刺すことができるタイプだとなお良い）
    • 数年に一度買い替えると大きさなどもコンパクトになっているためおすすめ

会場特性に応じた機材の持ち込みもたまにしますが、共通して持ち込むようにしているものとして「延長コード」がありますが、場所によっては使わないこともあるので、確実に持ち込むかは微妙です。

なお、注意しておきたいことは持ち込むものにラベリングなどで所有者が誰のものかわかるようにしておくことは大事です。携帯電話はやり過ぎ感があると思いますが、PC などは同じものを持っている人が誰かいるので注意しておきたいです。（PC は人気のある MacBook シリーズや ThinkPad とか Let’s Note は要注意）

スタッフは大変だけどチャレンジしてほしい

IT　コミュニティの多くではコアメンバーと当日のスタッフが協力して運営していることが多いです。前日の準備から当日の運営などのめり込むとセッション全く聞けなかった・・・という話もありますが、コミュニティ運営だけでなく、何かしら貢献する一つの手法だと思います。

ぜひ、イベントの表側だけでなく、裏側・スタッフとして一度はチャレンジをしてみて欲しいです。